Phân quyền công việc: Cách quản lý nhân viên trong thời đại mới

Phân quyền công việc: Cách quản lý nhân viên trong thời đại mới

Chúng ta đang hoạt động trong một môi trường kinh doanh mà ở đó cấu trúc thứ bậc này càng giảm đi. Tất cả các thành viên trong tổ chức ngày nay muốn kiến thức chuyên môn của họ được hảnh hưởng tới những quyết định. Họ muốn được đối xử như “những cộng sự” hơn là những người làm công, với những thông tin và ý kiến trao đổi hai chiều. Do đó, phân quyền đã và đang trở thành xu hướng tạo nền tảng cho sự thành công của mỗi doanh nghiệp.

Thêm vào đó, họ luôn kỳ vọng về bản thân mình có thể lãnh đạo được một số mặt, chính thức hoặc không chính thức nào đó. Chính vì vậy, rất nhiều nhà lãnh đạo bị cấp dưới phàn nàn rằng ông đã quá ngang ngạnh hay bảo thủ. Và, những nhà lãnh đạo cần hiểu được rằng họ cần phải làm tốt hơn nữa việc trao quyền cho người khác để họ ra quyết định và bớt tập trung vào việc cho rằng “chỉ có mình là đúng”.

Phân quyền công việc cho nhân viên

Vậy cụ thể phân quyền là gì, có lợi ích gì và phân quyền như thế nào? Hãy cùng SaleKit tìm hiểu ngay sau đây.

Phân quyền cho nhân viên là gì? Tại sao phải phân quyền?

Hiểu một cách đơn giản thì phân quyền là việc chúng ta phân chia một phần quyền lực quyết định cho nhân viên cấp dưới, như vậy nhân viên sẽ có toàn quyết quyết định những trường hợp nằm trong quyền hạn của mình. Ví dụ bạn phân quyền cho nhân viên kho là quản lý các hoạt động kiểm và xuất – nhập kho, nhân viên đó sẽ được phép truy cập vào dữ liệu liên quan đến hàng tồn kho, thực hiện các hoạt động nhập, xuất hàng khi cần thiết rồi báo cáo lại.

Cần phân biệt giữa phân quyền với ủy quyền, khi thực hiện ủy quyền thì nhân viên chỉ được trao quyền hạn quyết định trong một số trường hợp cụ thể do bạn chỉ định mà thôi.

Vậy tại sao bạn phải chia nhỏ quyền lực của mình ra cho nhân viên? Tại sao không tập trung quyền hành trong tay để giữ vị trí độc tôn, tối cao? Đơn giản vì càng nắm nhiều quyền thì lượng công việc bạn cần xử lý càng nhiều, trách nhiệm càng lớn và chắc chắn một mình bạn không thể hoàn thành tốt tất cả. Phân quyền sẽ giúp bạn giảm áp lực cho mình và chỉ cần tập trung vào các công việc chính, mang tính chất quyết định.

Ngoài ra phân quyền còn giúp bạn khai thác được các năng lực của nhân viên, tận dụng khả năng sáng tạo cả họ để tăng hiệu quả công việc. Phân quyền cũng là cách để giới hạn sự can thiệp của nhân viên vào các công đoạn khác, ví dụ nhân viên kho sẽ không được phép bán hàng, nhân viên bán hàng thì không được phép kiểm kê sổ sách. Tại một số nơi họ còn dùng phân quyền để thử thách nhân viên trong thời hạn đánh giá.

Lợi ích của việc phân quyền

Việc phân quyền ngày nay không còn nhằm chỉ là phân công công việc. Phân quyền ngày nay còn có nhiều mục đích. Những mục đích của việc ủy quyền là:

- Phân rõ chức năng nhiệm vụ

- Xác lập quyền hạn, trách nhiệm đối với từng đầu công việc quan trọng

- Thử thách nhân viên trong trường hợp đào tạo và đánh giá nhân sự

Những phương thức phân quyền

Thông thường trong các mô hình tổ chức xuất hiện ba cấp độ nhân sự, cấp độ lãnh đạo cao cấp, cấp độ lãnh đạo cấp trung (mà tôi gọi là những nhà quản lý có xu hướng lãnh đạo) và cấp nhân viên, thực chất là nhóm ong thợ, họ là những người miệt mài thực thị công việc, họ có nhiệm vụ hoàn thành công việc được giao và dưới sự quản lý trực tiếp của nhóm quản lý có xu hướng lãnh đạo.

Từ 3 cấp độ cơ bản này, các tổ chức sẽ vận hành để thực hiện mục tiêu với cái đích là hiệu quả và tất cả mọi người đều phát triển. Tuy không phải là tất cả mọi tổ chức lại có cách vận hành giống nhau và cũng từ cách vận hành khác nhau dẫn tới những kết quả mang lại khác nhau. Và, chìa khóa của kết quả đó sinh ra từ phương thức phân quyền.

Phân quyền công việc cho nhân viên

Mô hình phân quyền tập trung

Nếu chia tổ chức thành 3 phân cấp theo thứ tự giảm dần về quyền lực gồm Lãnh đạo – Quản lý – Nhân viên thì quyền hành chủ yếu được Lãnh đạo phân cho cấp Quản lý, còn nhân viên cấp cuối không có bất cứ quyền gì. Cấp Quản lý là người thân tín, được Lãnh đạo trao cho rất nhiều quyền hành và chế độ phúc lợi nhằm xây dựng lòng trung thành của họ, nhờ vậy những người Quản lý sẽ dốc hết sức cống hiến. Còn cấp Nhân viên hầu như không được tiếp xúc với Lãnh đạo, không được nghe thông tin hai chiều, hưởng ít bổng lộc, gần như trở thành công cụ cho cấp Quản lý thực hiện công việc mà cấp Lãnh đạo giao xuống.

Đó là lý do vì sao tại nhiều công ty hay cửa hàng nhân viên quản lý cấp trung gian luôn được hưởng nhiều đãi ngộ hơn, trong khi nhân viên bán hàng, phục vụ lại chỉ nhận được lương cơ bản.

Mô hình phân quyền đơn lẻ

Nếu kiểu phần quyền trên Lãnh đạo chỉ tập trung giao quyền quyết định cho cấp Quản lý thì tại mô hình này người Lãnh đạo lại có xu hướng trực tiếp phân quyền cho Nhân viên cấp cuối. Họ sẽ chọn trong số các nhân viên một người có năng lực phù hợp và gọi đến để giao quyền trực tiếp. Như vậy công việc sẽ được hoàn thành nhanh chóng, hiệu quả tốt hơn, nhưng lại khiến tổ chức lỏng lẻo, cấp Quản lý cảm thấy mình bị “vượt mặt”.

Mô hình phân quyền toàn diện

Khác với 2 mô hình phân quyền đầu tiên, chỉ tập trung vào cấp quản lý có xu hướng lãnh đạo mà bỏ qua nhóm hân viên như ở mô hình thứ nhất hay ở mô hình lãnh đạp hạn chế khi thực hiện mô hình quản lý tắt, thiếu hệ thống, khi bỏ qua tầng lớp lãnh đạo trung gian mà thay vào đó là thực hiện trao quyền “nhảy cầu” cho nhóm thấp nhất.

Với mô hình này thì ai trong tổ chức cũng được phân quyền theo thứ tự từ cao xuống thấp, nghĩa là không có chuyện bị “vượt mặt” hay chỉ dừng lại ở cấp trên nữa. Lãnh đạo vẫn có thể điều nhân viên cấp cuối lên làm việc nhưng phải qua sự điều phối của Quản lý trực tiếp. Mặc dù có vẻ tốn thời gian và quá nguyên tắc nhưng với mô hình này tổ chức sẽ chặt chẽ hơn rất nhiều, mọi người đều có cơ hội để thăng tiến.

Một số bí quyết giúp phân quyền hiệu quả

- Phân quyền từ trong kế hoạch: Để việc phân quyền có hiệu quả, nhà lãnh đạo cần vẽ nên một bức tranh toàn cảnh về công ty đang hướng tới, vai trò của mỗi thành viên và những mục tiêu cần phải đạt được, cũng như họ phải có khả năng tuyên truyền thúc đẩy người khác làm việc bằng tất cả sự xuất sắc của mình nhằm đạt được những điều đó.

- Tạo dựng môi trường tin tưởng: Nhà lãnh đạo hiệu quả chỉ có thể tạo điều kiện cho việc trao quyền bằng cách khuyến khích và ủng hộ một môi trường ra quyết định mà ở đó mọi người cảm thấy thoải mái và bằng cách trao cho nhân viên những công cụ và kiến thức cần thiết để họ có thể tiến hành hoạt động dựa trên những quyết định đó. Những nhà lãnh đạo nên thường xuyên phát động những cuộc thảo luận về những nhu cầu, cơ hội, nhiệm vụ, hay những khó khăn mà họ có thể gặp phải, đặc biệt phải chỉ ra được điều gì là có hiệu quả và điều gì không cần thiết để duy trì và phát triển một môi trường làm việc an toàn. Hãy khuyến khích mọi người có những ước mơ riêng, có hoài bão lớn và hãy ủng hộ họ.

Phân quyền công việc cho nhân viên

– Định kỳ đánh giá công việc đã phân quyền: Cách một đoạn thời gian nhất định bạn cần đánh giá lại hiệu quả công việc mà nhân viên đã làm, xem họ có tận dụng hết quyền hành được trao hay không.

- Cần phải giám sát: Khi bạn phát triển các năng lực của nhân viên bằng cách trao đổi quyền quyết định cho những người gắn với các khách hàng hoặc các hoạt động công việc nhất thì điều quan trọng là phải biết chấp nhận những sai sót của nhân viên và phải giúp đỡ họ khắc phục chúng một cách nhanh chóng. Bạn có thể cho phép trao cho nhân viên quyền ra quyết định miễn là phải có những sự giám sát hạn chế rủi ro ở mức độ nhất định nào đó.

– Phân quyền không có nghĩa là rũ bỏ trách nhiệm: Cần xác định ngay từ đầu việc bạn phân quyền là để tận dụng nguồn lực và quản lý tổ chức, chứ không phải để chối bỏ trách nhiệm. Dù kết quả công việc của nhân viên có ra sao thì bạn vẫn phải chịu liên đới.

– Sử dụng phần mềm bán hàng có chức năng phân quyền nhân viên: Những phần mềm này sẽ giới hạn thao tác của nhân viên, ngăn cho họ không “lấn quyền” hoặc thực hiện các hành vi gian dối, giúp bạn dễ dàng quản lý nhân viên hơn.